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06/11/2007

Agências de palestrantes

Alguém perguntou sobre agências de palestrantes. Vejo que as agências tinham um papel mais importante há alguns anos porque eram praticamente o único canal de contato entre o cliente e o palestrante. Era mais fácil para a empresa contratante ligar para uma agência e escolher de uma lista de possibilidades do que ficar procurando palestrantes individualmente na lista telefônica.

Com a Internet as agências perderam boa parte dessa capacidade, pois hoje há palestrantes que são encontrados antes de uma agência, se você simplesemente buscar por "palestrante" no Google. Mas elas ainda são importantes pois podem dar referências, e muitos clientes preferem contratar via agência para não correr riscos.

As agências também têm um papel importante em eventos grandes, no qual participam vários palestrantes. A contratação de todos fica mais fácil quando feita por um único canal. Elas também cuidam de outros aspectos da intermediação, o que é útil também para o palestrante, que não precisa ficar cobrando do cliente reservas de vôos e hotéis, verificando quando serão os pagamentos etc.

Outro papel importante da agência para o palestrante é que existe a possibilidade de negociação com o agente, liberando o palestrante desse problema. Sim, pode ser um problema porque às vezes o cliente, com receio de pedir ao palestrante, que ele acha que é alguém muito importante, um desconto de dois reais, acaba às vezes procurando outro.

A porcentagem cobrada pelas agências varia, portanto não vou dar dicas disso aqui. Às vezes ela envia a proposta diretamente ao cliente, colocando o preço do palestrante mais os honorários da agência, às vezes ela pede que o próprio palestrante faça isso, e há casos em que a agência não inclui nada porque já tem a verba para o evento inteiro (locações, buffet, banda, som e luz etc.) e o palestrante é apenas um dos itens que ela está administrando. Em alguns casos a agência recebe do cliente e repassa para o palestrante, em outros o palestrante recebe do cliente e repassa os honorários do serviço da agência para ela.

Mais uma coisa: há quem pense que irá se tornar palestrante conhecido se estiver cadastrado em alguma agência. Não é assim que acontece. Pelo contrário, se você for desconhecido, na lista da agência será apenas mais um desconhecido ao lado de grandes nomes, o que pode até diminuir seu brilho. A agência não irá promover você, desconhecido, se isso representar um risco para ela por não conhecer seu trabalho. Por isso é preciso antes se tornar conhecido, e depois usar as agências como mais uma opção de exposição.

Como se tornar conhecido? Bem, o palestrante é como Tostines: vende mais porque é fresquinho e é fresquinho porque vende mais.

05/11/2007

Como cobrar

Nem sempre a dificuldade é quanto cobrar, mas como cobrar. Isso depende do cliente. Na dúvida, 100% para entrar em cena. Quando você lida com empresas idôneas, geralmente não há muita dificuldade em receber.

A maioria dos pagamentos é feita por depósito em conta da empresa mediante apresentação de nota fiscal. Não trabalho sem nota. E como poderia, se meu papel como palestrante é apontar como pessoas e empresas devem trabalhar? Portanto as solicitações de desconto usando o argumento da nota para reduzir encargos não pega.

Até um certo valor o cliente retém e recolhe apenas Imposto de Renda. A partir daí retém também PIS, COFINS e Contribuição Social. O cliente não retém INSS por se tratar, no meu caso, de sócio-diretor sem empregados quem faz o trabalho. Algumas cidades obrigam a retenção do ISS no local do evento, outras não exigem isso, e outras exigem que você se cadastre na prefeitura para provar que realmente não está estabelecido lá. Portanto, na hora de dar preço, deixe claro se os impostos estão ou não embutidos para retenção.

Até hoje só levei um calote, mas foi distração minha. Não me dei conta de que estava tratando com um diretório acadêmico (pensava estar tratando com a direção de uma faculdade), e acabei ficando apenas com os 30% do adiantamento que havia pedido. Os 70% restantes devem ter virado cerveja em alguma noitada do pessoal do diretório acadêmico.

Grandes empresas não pagam adiantamentos, seja lá qual for a porcentagem, pois você vai entrar no processo de pagamento deles, o que pode acontecer na mesma semana do evento ou às vezes até 60 dias depois. Dependendo do caso, é pegar ou largar, porque algumas empresas são extremamente engessadas nesse sentido.

Normalmente costumo pedir 50% de adiantamento para reserva da data, propondo uma retenção de 10% do valor total no caso de cancelamento por parte do cliente. Um compromisso para a reserva da data é importante pois como você é só um, se marcar data com um está sujeito a perder a mesma data solicitada por outro depois. Se o primeiro desistir, você fica sem os dois.

Atenção especial deve ser dada a promotores de eventos, principalmente iniciantes que se aventuram a lançar sua palestra e cobrar ingressos. Quando o sujeito é novo no ramo, ele provavelmente vai quebrar a cara porque não é fácil montar um evento, conseguir patrocínio e público pagante se o promotor não for bom na praça.

Eu não tenho mais participado de eventos assim, pois em alguns deles o promotor acabou solicitando uma renegociação do saldo para reduzir seu prejuízo com o pouco público que conseguiu reunir. E isso por descuidos, como marcar a palestra no dia de outro evento importante na cidade, marcar palestra para universitários em junho, que é mês de provas, e coisas assim.

Alguns clientes se contentam com uma carta proposta ou carta de intenções, mas outros exigem um contrato (no meu caso, raramente acontece). Se passar pelo jurídico pode apostar que vai acontecer, pois o advogado estará cumprindo seu papel. O arrepio é que às vezes é exigida uma multa caso você não compareça, e é bom acrescentar uma exceção para casos fortuitos.

Também é importante deixar claro que a multa é de uma porcentagem sobre o que você cobraria, e não sobre os custos do evento (já aconteceu de pedirem isso), pois vai que decidam contratar também um show dos Rolling Stones e você, por causa de uma unha encravada, seja obrigado a pagar uma multa de 30% do cachê que eles cobram...

01/11/2007

Iluminação, palco e controle remoto

Cada novo evento é uma nova oportunidade de observar dificuldades que você pode encontrar quando vai fazer uma palestra. A iluminação é muito importante e não espere que todas as vezes os técnicos saberão como aplicá-la. A empresa pode ser especializada em som, iluminação, projeção etc., mas se você não observar tudo as coisas podem complicar.

Em um evento, na falta de spots de luz do teto, os técnicos improvisaram colocando dois spots iluminando a parede atrás do palco, entre os dois telões, e mais dois spots de mil watts cada no chão do palco iluminando o palestrante por trás.

Coloquei-me numa das cadeiras do auditório ainda vazio para ver o efeito. Logo imaginei o que aconteceria. Para você ter uma idéia, imagine uma cena do filme "Carrie A Estranha" com Carrie caminhando no meio da estrada e um carro vindo por trás com os dois faróis acesos. Da Carrie você vê apenas uma penumbra fantasmagórica onde devia ser o rosto, enquanto os faróis altos fazem seu rosto lacrimejar.

Foi assim que me vi como a Carrie sobre o palco, e bastaram dois minutos olhando em direção àqueles faróis de mil watts para começar a ver bolinhas coloridas quando fechava os olhos. Imagine se alguém na platéia iria aguentar uma hora e meia com aqueles faróis na cara, tentando descobrir se aquele vulto no palco era o palestrante ou Carrie, a Estranha.

Os faróis eu pedi para tirar, mas o palco não deu para mudar. O piso era mole demais para meu peso e pouco me movimentei com medo de alguém filmar e o vídeo, quando eu sumisse em algum buraco aberto por meus pés, fosse parar no YouTube.

Faltou falar do controle remoto. Aqui vai. Quando você perceber que o computador do pessoal da empresa que cuida da técnica do evento está a dez quilômetros do palco, lá no fundo de um auditório para centenas de pessoas, pode apostar que o controle remoto vai falhar. E falhou. Uma, duas, dez, mil vezes, criando uma irritação em mim que foi difícil de dissimular para não pegar na platéia.

É realmente péssimo você precisar olhar para os telões atrás de você todas as vezes para conferir se o slide foi mudado ou se você, no desespero de fazer funcionar, não avançou dois ou três. Lembre-se: quando você estiver no palco a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso é sua. Faça o que puder antes disso para que problemas técnicos não atrapalhem seu desempenho.

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