Eu mesmo não promovo palestras ou treinamentos, mas sou contratado na maioria das vezes para eventos promovidos por empresas para seus funcionários ou clientes. Raramente sou contratado por algum promotor de eventos para uma palestra aberta ao público mediante compra de ingresso. Mas é uma porcentagem muito pequena de meu trabalho, e não participo da organização. Apenas sou pago pelo meu trabalho.
Porém, há palestrantes que seguem um modelo diferente, criando, promovendo e vendendo seus próprios eventos. A falta de experiência quanto à melhor época para realizar o evento já deu prejuízo a muita gente, por isso vou dar algumas dicas.
Nunca planeje seu evento aberto ao público para acontecer na segunda metade de novembro e muito menos em dezembro. Uma palestra ou treinamento leva consigo a imagem de novidade, de um novo aprendizado, de início de uma nova etapa, portanto ninguém vai aparecer em seu evento se ele for no final do ano.
O final do ano é adequado para eventos festivos, comemorativos, de confraternização, sejam eles para funcionários ou clientes, mas não de investimento no futuro. Cursos e treinamentos no final do ano têm um rendimento muito pior, pois as pessoas já estão pensando em parar. Os desejos para o que pretendem fazer e aprender são transferidos automaticamente para o ano que vai iniciar depois.
Os primeiros meses do ano são bons para treinamentos, para injetar ânimo e coisas do tipo. A partir de março a agenda já vai ficando concorrida, pois muitas empresas investem mais nessa época em palestras e treinamentos, de olho em uma melhoria para a segunda metade do ano. Férias de julho são férias da baixa gerência (a alta gerência sai no verão), portanto não acontece muita coisa.
Cuidado com períodos de provas se seu evento for voltado para estudantes. Ninguém vai faltar à prova na faculdade para assistir sua palestra numa noite de junho. Verifique também o calendário de eventos da cidade para seu evento não coincidir com outro maior, ou não vir após outro que irá drenar seu público. A segunda metade do ano é cheia de oportunidades para eventos de segurança no trabalho (algumas empresas preferem o primeiro semestre).
Em eventos maiores, o horário de uma palestra também pode ser significativo. Um bom palestrante programado para falar depois de um ruim, pode tanto salvar um evento como falar às moscas, se existir a opção dos presentes abandonarem o evento decepcionados com o palestrante anterior. O tempo de duração é importante. Uma palestra deve durar, no máximo, 2 horas, mas 1:30 é um tempo bem aproveitado. O que passa disso pode cansar.
Porém, é preciso entender que esse é um tempo confortável para a audiência, mas pode-se cair na armadilha de achar que esse tempo sempre será bom. Nem sempre. Se a palestra for precedida de oportunidades dadas às autoridades locais para falar, pode esquecer. É melhor deixar um período para as autoridades, fazer um intervalo, e depois chamar o palestrante. Alguns políticos gostam de aproveitar a deixa e usar o microfone até acabar a bateria. Para quem escutou duas horas de discurso ou homenagem a fulano e sicrano, aguentar mais uma hora e meia de palestra pode ser demais.
