O escritorio do palestrante

Responda rápido: se você fosse um gerente de recursos humanos de uma multinacional, acaso pegaria seu carro e iria ao endereço de um palestrante para contratá-lo para uma palestra? De jeito nenhum. Mais raro do que um cliente ir ao escritório de um consultor é ele ir ao endereço do palestrante.

Portanto, a menos que você viva há 40 anos, quando uma linha com a frase "Sede Própria" em seu cartão podia significar alguma coisa, não se preocupe em ter um escritório se pretender ser palestrante. Escritório significa custo de aluguel, instalações, funcionários... O palestrante vende conhecimento, não produtos tangíveis, portanto você não vai precisar de almoxarifado de temas ou depósito de palestras.

Se você for o Tarzan, morar numa árvore e já tiver trocado sua operadora de tambor por uma de celular, então está equipado para ser palestrante, o que diz respeito ao escritório. Agora é só manter a Chita calada quando alguém ligar, para a pessoa do outro lado da linha não pensar que você é o Tarzan, mora numa árvore e vive com a Chita.

O palestrante precisa mesmo é de uma presença na Web na forma de site, blog, comunidades virtuais, redes sociais etc. e o indispensável email. O atendimento você mesmo pode fazer no início, quando não terá tantas solicitações de palestras, mas depois pode contratar um atendimento terceirizado para ter um "número comercial". Esse atendimento pode eventualmente receber ligações com pedidos de palestras, embora uma boa presença na Web será responsável por 90% dos primeiros contatos.

Seu atendimento terceirizado pode ser contratado por um valor fixo mensal, fixo mais porcentagem ou como achar melhor. Ele poderá fazer o follow-up, ligando para saber se o cliente recebeu a proposta, por exemplo, algo absolutamente necessário considerando que muitas empresas têm bloqueios para determinados provedores de emails ou até mesmo para anexos, como provavelmente será sua proposta. Se for o caso, seu atendimento poderá reenviar a proposta ou você poderá colocá-la para download em uma área de seu site, caso a rede do cliente tenha bloqueio contra anexos. Seu atendimento poderá também cuidar de sua agenda.

Uma alternativa a um atendimento é você ter um bom relacionamento com agências de palestrantes, as quais tentarão vender você. Por razões óbvias, as agências só farão isso se você já tiver algum nome, caso contrário não irão querer arriscar perder negócio quando possuem tantos outros nomes em seu cardápio. Logo você descobrirá que palestrante é como Tostines: é mais fresquinho porque vende mais e vende mais porque é mais fresquinho. Você entendeu que o "fresquinho" aqui é apenas modo de dizer, não é mesmo?

Nas viagens o palestrante leva o escritório junto em seu notebook e, considerando que hoje qualquer hotel que não seja o que o Tarzan frequenta tem Internet Wi-Fi, o mesmo acontecendo com aeroportos, seu escritório ficará fechado só na hora dos pousos e decolagens, já que durante o voo você as duzentas as duzentas propostas solicitadas enquanto estava na sala de embarque. Você entendeu que "duzentas" aqui é apenas modo de dizer, não é mesmo?

Contratos para palestras e treinamentos

Na grande maioria dos serviços que presto, não é feito um contrato para palestras ou treinamentos, já que trabalho mais com empresas grandes. Minha proposta de palestra, workshop ou treinamento já traz as condições, e geralmente as grandes empresas não costumam pagar o palestrante antecipado ou pagar um sinal para reservar a data da palestra.

Nos outros casos o palestrante pode fazer um contrato, porque, ao contrário das grandes empresas, há casos em que o promotor do evento não tem a verba garantida. É muito comum ocorrer isso em eventos promovidos com venda de ingressos, no qual existe algum risco para o promotor de não conseguir cobrir todos os custos com suas vendas. Aí é melhor pedir um adiantamento a título de garantia da data e redigir um contrato.

Até hoje só deixei de receber de um cliente, e mesmo assim 70% do valor. Falhei em me garantir, já que se tratava de um diretório acadêmico de uma faculdade. Depois do evento creio que não apenas o cachê meu, mas o dos outros palestrantes acabaram sendo bebidos pelos estudantes em algum boteco.

O contrato de palestrante pode seguir um contrato normal de prestação de serviços. Alguns clientes às vezes estipulam uma multa para o caso do não comparecimento, por isso é bom ficar de olho para que a multa seja de porcentagem sobre o preço da palestra e não sobre o custo do evento, como já conteceu de um cliente solicitar. Como nunca sabemos quanto custará o evento (vai que o cliente contrata também um show da Madonna!) é bom você ficar de olho aberto.

Algumas informações que vão em minha proposta:

• Hospedagem: Por conta do cliente, quando necessário.
• Despesas de viagem: Por conta do cliente para eventos a mais de 150 km de São Paulo. Para viagens aéreas, dar preferência para partidas e chegadas no Aeroporto de Viracopos, Campinas, SP. A data e horário do evento podem exigir que a chegada e/ou partida seja(m) um dia antes e/ou após o evento.
• Forma de pagamento: Depósito, transferência bancária ou boleto.
• Organização do evento: Por conta do cliente, bem como a divulgação, segurança, serviços, pessoas e equipamentos contratados pelo cliente.
• Sala ou auditório compatível com o número de participantes.
• Equipamento de projeção (datashow ou projetor multimídia), para conectar ao notebook do palestrante e tela ou superfície de projeção.
• Microfone sem fio e amplificação para audiência com + de 40 pessoas.
• Contingência: Microfone reserva, lâmpada sobressalente p/ projetor, pilhas p/ microfones.
• Apenas para Treinamentos: Amplificação do som do notebook (cabo P2), Flip-Chart, marcadores, canetas e papel.
• Livros: o consultor é autor de 6 livros, porém não comercializa livros em eventos.
• Preferência: No caso de mais de uma solicitação na mesma data, a preferência é dada ao cliente que efetuar o depósito do adiantamento. O consultor se reserva o direito de não participar de eventos políticos ou promovidos por organizações religiosas, além de empresas do segmento de tabaco, armas e munições.
• Cancelamento: Se efetuado pelo cliente em prazo inferior a 30 dias da realização do evento, será cobrado 10% da remuneração total a título de ressarcimento dos custos de reserva e preparação da apresentação. No caso de cancelamento pelo consultor por motivo de força maior, os valores pagos serão devolvidos integralmente.

Escolha de palestrante

Nem sempre o cliente sabe escolher o palestrante ou definir o perfil ideal para seu evento. Eu me lembro de uma empresa que me consultou querendo um trabalho na área de logística da informação. É um assunto que domino, então pesquisei no site dessa empresa, para desenvolver uma proposta voltada para as necessidades que ela me colocou.

Apresentei a proposta, passou um tempo e eu não recebia resposta alguma. Entrei em contato e descobri que eles tinham contratado um mágico. O que tinha acontecido ali? A pessoa incumbida pela contratação não sabia o que a empresa queria ou qual a necessidade do momento. Estavam precisando muito mais de um trabalho motivacional, o evento era mais festivo, do que de um profissional para falar de logística da informação.

Numa outra empresa, por exemplo, onde eu desenvolvi um trabalho de gestão e mudanças, eles planejaram maravilhosamente bem. Era uma semana da qualidade, fiz a palestra de abertura, criando então o caminho para todos os outros que viriam naquela semana, como consultores contratados, internos, etc. E, no último dia, fecharam aquela semana com um churrasco para todos os colaboradores e um circo empresarial.

Ficou ótimo, porque eles souberam colocar cada atividade, cada tema, cada perfil, no momento certo. O evento começou preparando o caminho e fechou com um momento grandioso e festivo, alegre e divertido. Aquilo marcou muito, tanto que eu voltei outras vezes e os outros profissionais também, porque eles souberam aplicar o projeto, souberam como investir.

É muito importante que a empresa que contrata saiba o que quer para ter os resultados que ela busca. Porque em alguns momentos ela vai precisar de alguém que chegue lá na frente, não conte nenhuma piada e ensine várias coisas e o pessoal saia com algo novo. Em outros momentos, vai precisar que eles aprendam, mas aprendam com bom humor, etc.

É importante que a empresa aprenda a conviver com os palestrantes ou escolher estes profissionais e se aperfeiçoem em relação à cultura e à aquisição de serviços de palestrantes. Mas é importante também que você saiba aconselhar a empresa. Se perceber que aquilo que desejam não é sua praia, não insista em vender algo que irá causar uma decepção depois.