Não costumo promover os eventos nos quais atuo como palestrante, mas sempre sou o palestrante contratado para o evento, seja ele "in company" ou aberto ao público, com ou sem venda de ingressos. Em todos os casos é a empresa que me contrata que cuida de todos os detalhes, como datas, horários, equipamentos, passagens, traslados, hotel etc.
Como a grande maioria das contratações são rápidas e feitas sem um contrato formal, o fato de o cliente assumir de antemão as despesas com local e equipamentos do evento, passagens e hospedagem cria um vínculo de responsabilidade. Mas nem sempre o calendário da empresa ou do promotor de eventos que contrata o palestrante condiz com as necessidades do público que ele pretende alcançar, e isto vale tanto para eventos abertos como fechados.
Uma vez ministrei um treinamento de vendas para um grupo de vendedores de uma empresa que me contratou justamente no dia dos pais. Não tive problema algum com a data, mas os participantes certamente não gostaram nem um pouco de passar o dia longe da esposa e dos filhos. Isso era notório nos intervalos, quando todos grudavam no celular e ficavam se desculpando, algo do tipo, "Não, querida, eu continuo no treinamento...", "Olhe, meu bem, depois vamos compensar isso...".
Às vezes o promotor da palestra contrata o palestrante sem antes verificar o calendário de eventos de sua cidade. Foi assim quando fiz uma palestra de marketing para profissionais de saúde diante de um auditório repleto de poltronas vazias. O promotor do evento havia se esquecido de que naquela noite acontecia o mais importante congresso de medicina do estado e todos os médicos da cidade estavam lá.
Em outra ocasião fui contratado para ministrar uma palestra a estudantes universitários em uma cidade onde a quase totalidade dos universitários estudava à noite. Se eles podiam ao menos faltar à aula? Não, porque aquela era a semana de provas em todas as faculdades da cidade. Outra vez auditório vazio e prejuízo para o promotor do evento.
A forma de divulgação de um evento público também pode comprometer o sucesso da palestra. Uma palestra com tema voltada para executivos encontrou um auditório estranhamente vazio. A razão? A divulgação havia sido feita exclusivamente por panfletos entre pedestres nas ruas centrais da cidade. Considerando que raramente um executivo caminha a pé no centro da cidade...
Portanto, se você é palestrante ou promotor de eventos, analise bem o calendário antes de contratar um palestrante. Existem épocas particularmente ruins para palestras, e pode incluir nisso o período de festas de Natal e Ano Novo. Esta é uma boa época para mágicos, comediantes ou dançarinos atuarem em festas de confraternização, não para palestrantes de negócios. Ninguém está preocupado em aprender algo de novo nesses períodos, mas buscam apenas entretenimento.
Cuidado também em promover palestras para comerciários no período em que as lojas ficam abertas até tarde por causa do Natal. Nenhum vendedor irá abandonar seu posto e perder vendas para aprender a vender. Cuidado também para não contratar um palestrante para falar durante um jantar comemorativo. Ninguém vai ligar para ele. A atenção das mulheres estará no vestido das outras e a dos homens na cerveja, no filé e nas mulheres, independente do vestido.
Às vezes o palestrante será obrigado a concorrer com outros eventos na cidade e nem sempre sairá vencedor. Numa cidade pequena ou média, quem irá querer ver o Mario Persona justo na noite do show da dupla sertaneja do momento? Ou do jogo do time da cidade na decisão de um título qualquer? Palestras com temas voltados para planos e projetos não funcionam bem em finais de períodos, como fim de ano ou fim de semestre. São momentos em que as pessoas ainda não estão pensando em começar, mas em terminar.
Se você for um palestrante voltado para o público de liderança, como gerentes e diretores, pode tirar seu cavalo da chuva nos meses das férias escolares porque não vai encontrar nenhum chefe nesses períodos. Empregado tira férias nos meses ruins, mas chefe viaja com a patroa e os filhos em Janeiro, Fevereiro e Julho. Aproveite também você para descansar. Eu aproveito para visitar meus filhos no exterior pelo menos duas vezes ao ano, em Fevereiro e Outubro, principalmente por saber que nada acontece por aqui no período de Carnaval, que coincide com férias escolares, e na Semana do Dia das Crianças, Dia do Professor e Dia de Nossa Senhora Aparecida.
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